top
logo

Командировка на автомобиле за пределы Республики Беларусь: возмещение расходов. Печать

 Наряду с принятой практикой использования автомобиля при поездках в служебных целях в пределах нашей страны, вполне обычны случаи командирования работников на автомобиле за границу.


 Причем, может использоваться как служебный транспорт организации, так и личный автомобиль работника.


 Рассмотрим общие подходы и возможные нюансы в определении механизма компенсации расходов.


 Инструкция о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденная постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115 (далее – Инструкция № 115) в п.32 указывает, что при следовании работников по утвержденному маршруту к месту командировки и обратно на автотранспорте нанимателя возмещение суточных и расходов по найму жилого помещения производится в установленном порядке с учетом положений настоящего пункта.


 При следовании указанных работников по утвержденному маршруту в государства, где при пересечении границы отметка в документы для выезда из Республики Беларусь и (или) въезда в Республику Беларусь не вносится, подтверждением для возмещения иностранной валюты является путевой лист с отметками о дате прибытия и выбытия из места пребывания, а также иные сопроводительные документы в соответствии с законодательством Республики Беларусь.


 На основании п.32 Инструкции № 115 работникам, следующим на транспорте нанимателя, выдаются авансы в иностранной валюте на расходы за границей по приобретению горюче-смазочных материалов, оплате за стоянку, оплате дорожных, таможенных сборов, страхованию автотранспорта и гражданской ответственности перевозчика, вынужденному мелкому ремонту.


 Отметим, что в п.32 Инструкции № 115 речь идет о возмещении командированному работнику иных расходов. То есть, в составе иных расходов, работника командированного на автомобиле, возможно учесть:

  1. Общеустановленные расходы (п.30 Инструкции № 115):

    • комиссионные по обмену в банке чека или одного вида иностранной валюты на другой;
    • комиссионные за совершение операций с использованием банковских платежных карточек;
    • за получение служебного паспорта гражданина Республики Беларусь и виз;
    • за страхование от несчастных случаев и болезней на время поездки за границу.

  2. Непредвиденные расходы:
    • в случае временной нетрудоспособности командированного работника за границей (п.31 Инструкции № 115).

  3. Специальные расходы (связанные и сопряженные с поездкой на автомобиле) – на основании п.32 Инструкции № 115.

 Очевидно, что работнику, командированному на автомобиле, предоставляются обычные гарантии, установленные Инструкцией № 115 вне зависимости от способа проезда к месту командирования и обратно.

 Это, по общему правилу:

  • расходы по найму жилого помещения (глава 3 Инструкции № 115);
  • суточные (глава 4 Инструкции № 115). При этом такие расходы возмещаются, как указано выше, с учетом специфики, указанной в п.32 Инструкции № 115.

 Следует понимать, что на все указанные виды расходов наниматель обязан выдать командированному работнику аванс в иностранной валюте и (или) белорусских рублях до выезда в командировку и возместить следующие расходы:

  • по проезду к месту служебной командировки и обратно;
  • по найму жилого помещения;
  • по проживанию вне места жительства (суточные) (далее - суточные);
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя (п.8 Инструкции № 115).

 При этом, согласно п.27 Инструкции о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 29.03.2013 № 185 (далее – Инструкция № 185), выдача наличной иностранной валюты под отчет на расходы, связанные со служебными командировками работников юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя за границу, производится в порядке и размерах, установленных законодательством.


 К отчету об израсходованных суммах иностранной валюты прилагаются следующие подтверждающие документы:

  • проездной документ (билет), в том числе билет на бумажном носителе, выданный при оформлении электронного билета при автомобильной перевозке пассажира в регулярном сообщении, а в случае приобретения электронного билета - маршрут-квитанция на бумажном носителе и посадочный талон (пассажирский купон посадочного талона) при воздушной перевозке пассажира;
  • кассовый чек (его копия, заверенная руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, индивидуальным предпринимателем), подтверждающий оплату в наличной иностранной валюте;
  • чеки кассового суммирующего аппарата или специальной компьютерной системы, полученные в обменном пункте (кассе банка) и свидетельствующие о покупке соответствующей суммы иностранной валюты;
  • кассовый чек (его копия, заверенная руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, индивидуальным предпринимателем) и карт-чек (его копия, заверенная руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, индивидуальным предпринимателем) в случае оплаты расходов, произведенных в служебной командировке за границу, с использованием банковских платежных карточек посредством кассового оборудования. При отсутствии карт-чека прилагается выписка по счету клиента, к которому выдана личная (корпоративная) дебетовая карточка (в случае использования личной дебетовой карточки выписка, подтвержденная банком);
  • договор страхования, в том числе страховой полис (свидетельство, сертификат) либо иной документ, подтверждающий заключение договора страхования;
  • другие документы, подтверждающие расходы в соответствии с законодательством.

 Однако в рассматриваемом случае предоставление проездных документов, указанных в Инструкции № 185, невозможно, поэтому для подтверждения расходов по проезду принимаются во внимание документы (основания), следующие из требований п.32 Инструкции № 115.


 Соответственно, в случае выдачи организацией командированному работнику денежных средств (подотчетных сумм), например, для заправки автомобиля, отчет по таким полученным суммам представляется работником в общем авансовом отчете по командировочным расходам.


 Как было указано выше, путевой лист с отметками о дате прибытия и выбытия из места пребывания при следовании работников на автомобиле по утвержденному маршруту в государства, где при пересечении границы отметка в документы для выезда из Республики Беларусь и (или) въезда в Республику Беларусь не вносится.


 Однако наличие путевого листа, по мнению автора, необходимо для отнесения стоимости израсходованного топлива на налоговые затраты при зарубежной командировке и другие государства.


 В соответствии с ч.1 ст.35 Закона Республики Беларусь от 14.08.2007 № 278-З «Об автомобильном транспорте и автомобильных перевозках» (далее – Закон № 278-З) использование транспортного средства при выполнении автомобильной перевозки пассажиров оформляется путевым листом по форме, установленной в соответствии с законодательством.


 Согласно ст.2 Закона № 278-З настоящий Закон регулирует отношения, возникающие при организации и выполнении автомобильных перевозок, а также при выполнении (оказании) работ (услуг), связанных с такими перевозками, за исключением внутриреспубликанских автомобильных перевозок для собственных нужд.


 Исходя из ст.1 Закона № 278-З автомобильная перевозка для собственных нужд - автомобильная перевозка, которая носит вспомогательный характер по отношению к основным видам деятельности юридического лица или индивидуального предпринимателя и выполняется ими для перемещения своих работников или грузов, принадлежащих им на праве собственности или на иных законных основаниях, транспортными средствами, принадлежащими им на праве собственности или на иных законных основаниях, при условии, что транспортными средствами управляют работники этих юридического лица или индивидуального предпринимателя либо сам индивидуальный предприниматель.


 То есть, в целом Закон № 278-З не предполагает обязательность заполнения путевого листа при использовании автомобиля нанимателя для служебной командировки работников.


 Однако для целей учета расхода автомобильного топлива и правомерности отнесения его стоимости на затраты следует исходить из норм бухгалтерского и налогового законодательства.


 Так, согласно п.83 Инструкции по бухгалтерскому учету запасов, утвержденной постановление м Министерства финансов Республики Беларусь от 12.11.2010 № 133 (далее – Инструкция № 133) стоимость горюче-смазочных материалов, фактически израсходованных на эксплуатацию транспортных средств, машин и механизмов, списывается в дебет счетов учета затрат на производство, расходов на реализацию с кредита счета 10 «Материалы», субсчет «Топливо в баках транспортных средств» в зависимости от направления их использования. Основанием для списания горюче-смазочных материалов на затраты производства являются накопительные ведомости данных путевых листов о фактическом расходе горюче-смазочных материалов или карточки учета расхода топлива за отчетный период. Указанные ведомости или карточки принимаются к бухгалтерскому учету после сверки записей в них с путевыми листами, о чем на ведомостях или карточках работником организации, ведущим оперативный учет горюче-смазочных материалов, делается соответствующая отметка.


 По правилу п.1 ст.130 Налогового кодекса Республики Беларусь (далее – НК) затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, учитываемые при налогообложении (далее в настоящей главе - затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг)), представляют собой стоимостную оценку использованных в процессе производства и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав природных ресурсов, сырья, материалов, топлива, энергии, основных средств, нематериальных активов, трудовых ресурсов и иных расходов на их производство и реализацию, отражаемых в бухгалтерском учете.


 Таким образом, при использовании как служебного автотранспорта в служебных целях для командировки данные путевых листов, включенные в накопительные ведомости, будут являться основанием для списания автомобильного топлива на бухгалтерские расходы и отнесения его стоимости на затраты в целях налогообложения прибыли.


 Возникает вопрос регулирования возмещения расходов, связанных с использованием личного автомобиля в зарубежной командировке: ни Инструкция № 115, ни иные нормативные правовые акты не содержат ответа - есть ли в принципе возможность для какого-либо возмещения непосредственно этих расходов?


 По мнению автора, есть - исходя из изложенного выше общих правил и оснований, предусмотренных трудовым законодательством.


 В случае использования в период служебной командировки личного автотранспорта следует исходить из нормы ст.106 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее – ТК), согласно которой работники, использующие свои транспортные средства, оборудование, инструменты и приспособления для нужд нанимателя, имеют право на получение за их износ (амортизацию) компенсации, размер и порядок выплаты которой определяются по договоренности с нанимателем.


 В основном, при использовании для нужд организации личного автотранспорта заключается договор об использовании личного автомобиля в служебных целях, в котором предусматривается не только и не обязательно компенсация за износ (амортизацию) транспортного средства работника, но и иные дополнительные условия возмещения расходов работника, понесенных для нужд нанимателя, например: содержание автомобиля, обеспечение топливом и/или порядок и условия выплаты работнику возмещения стоимости израсходованных ГСМ.


 Согласно ч.1 ст.91 ТК служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы.


 Таким образом, положения о возмещении понесенных работником расходов при использовании личного автотранспорта в служебных целях на основании соответствующего договора с нанимателем распространяются и при использовании личного автомобиля в период служебной командировки.


 Конечно, автомобиль используется работником как в служебных, так и в личных целях, однако разумеется, что возмещению подлежит стоимость топлива, расход которого для служебных целей (в нашем случае – служебной командировки) обоснован документально, в частности, путевым листом.


 С учетом изложенного, по мнению автора, направление работника в служебную командировку в пределах Республики Беларусь на личном автомобиле, используемом в служебных целях в соответствии с договором, принимается как проезд работника, обеспечиваемый транспортным средством организации, и, соответственно, командировочные расходы на проезд не подлежат возмещению.


 Таким образом, в рассматриваемой ситуации, при наличии договора об использовании личного автомобиля в служебных целях, расходы, связанные с использованием в зарубежной командировке личного автомобиля, должны компенсироваться на основании такого договора, но не в связи с возмещением командировочных расходов.


Вернуться назад << Евгений Герштейн,
заместитель Председателя
Ассоциации аудиторских организаций.
 

bottom